Sostenere best practices nel tempo: la voce della dirigenza della procura di Lucca

28 luglio 2014 - Felicita Biancalana, dirigente amministrativo della Procura di Lucca, è stata intervistata per raccontarci l'esperienza del Progetto interregionale transnazionale "Diffusione delle Best Practices negli uffici giudiziari italiani"(DBP), che ha toccato diverse dimensioni dell’organizzazione e dei rapporti esterni all’Ufficio giudiziario

D. Come si è pervenuti alla definizione dei progetti di riorganizzazione e come sono state condotte le altre linea di attività?

R. L'attività preliminare del Progetto Best Practices ha riguardato l'analisi organizzativa dei processi di lavoro e delle competenze individuali, con particolare riferimento anche alle conoscenze "informatiche". Questo esame preventivo - attuato con il ricorso ad interviste in profondità ed osservazione diretta delle prassi e modalità operative dei diversi uffici all'interno della sede giudiziaria - ha consentito ai consulenti di scattare una "fotografia" dell'assetto organizzativo della Procura di Lucca. Sono stati evidenziati aspetti positivi e criticità dei processi di lavoro, delle competenze e delle risorse tecniche in uso: a tale scopo è stato creato un Comitato Guida che ha operato congiuntamente con i consulenti, con la conseguente individuazione degli interventi da privilegiare nell'ambito delle linee del Progetto DBP.

Particolare attenzione è stata rivolta all'organizzazione delle segreterie di supporto all'attività dei pubblici ministeri ed all'ufficio esecuzione. Sono stati avviati quindi diversi "cantieri operativi" realizzati attraverso incontri periodici tra i consulenti ed il personale addetto ai servizi interessati.

Posso senza dubbio affermare che la costante collaborazione tra esperti esterni, Comitato Guida e personale coinvolto sia stato un fattore determinante per il successo di DBP all'interno della Procura di Lucca. Le possibili soluzioni organizzative alternative individuate sono state concretizzate e poi mantenute anche nella fase ex-post del Progetto Best Practices, attraverso analisi e verifiche dei risultati raggiunti.

Le altre linee di attività ci hanno visti impegnati nella redazione del Bilancio di Responsabilità Sociale - preventivo e consuntivo  -e nella stesura della Carta dei Servizi. Anche in relazione alla comunicazione interna ed esterna, il coinvolgimento di tutti gli attori ha consentito un  miglioramento delle modalità e delle prassi di comunicazione con l'utenza professionale e non.
L'obiettivo dell'ufficio giudiziario era tendere ad un miglioramento dei processi interni ed esterni, anche in virtù dell'esigenza sentita e condivisa di avviare un processo di innovazione tecnologica, affinando strumenti e conoscenze informatiche che avrebbero potuto essere d'ausilio nella programmazione e nello svolgimento dell'attività ordinaria, anche al termine di DBP.

In questo senso, non posso che sottolineare la positività dell'esperienza relativa a Best Practices e richiamare l'attenzione sull'importanza dell'elemento del coinvolgimento di tutti gli attori: per noi è stata indispensabile la collaborazione che si è venuta a creare tra Dirigenza della Procura - in senso lato - ed esperti nel settore dell'organizzazione. La stessa esperienza si è poi dimostrata utile per tutto il personale interessato, che ha sperimentato nuovi modelli di partecipazione attiva e di condivisione di obiettivi. Attraverso la messa in comune delle reciproche conoscenze e competenze, si sono potuti ottenere risultati ottimi. L' "eredità" lasciata dagli esperti e costruita insieme, non è andata persa: infatti, i progetti di riorganizzazione e di innovazione posti in essere per alcuni rilevanti processi di lavoro dell’ufficio stesso si sono sviluppati anche dopo la conclusione del Progetto Best Practices.

D. Uno degli interventi principali del Progetto DBP nella Procura di Lucca ha riguardato la creazione dell’ufficio DIGIT e lo sviluppo di servizi ad esso collegati. Da quali esigenze dell’ufficio è nata l’idea progettuale e come si è sviluppata nel tempo?

R. Proprio la creazione dell'ufficio "DIGIT" è esemplificativa in questo senso. Come precedentemente detto, l'innovazione tecnologica è basilare per un miglioramento dei processi di lavoro interni ed esterni. Pertanto la Procura di Luccasi si è candidata a DBP anche per avviare un sistema di digitalizzazione del fascicolo penale tramite l'applicativo ministeriale Sistema Informativo Dibattimento Penale (SIDIP). 

È stato inoltre presentato un progetto per la digitalizzazione degli atti del procedimento penale in sede regionale, al fine di ottenere il contributo di volontari del servizio civile presso gli uffici giudiziari.
Nell'ambito di Best Practices, è stato quindi organizzato un ufficio denominato DIGIT che ha proceduto alla scannerizzazione, tramite il programma ministeriale SIDIP, dei procedimenti penali in fase di avviso di conclusioni indagini ex art. 415 bis c.p.p..

Tale progetto, oltre ad avviare il processo di digitalizzazione nell'ambito del processo penale, è stato voluto nell'intento di "allegerire" e rimodulare l'attività delle segreterie dei magistrati, nonché di velocizzare, attraverso una procedura semplificata, l'accesso dell'utenza.

Sono state allestite le postazioni informatiche sia per gli operatori sia per l'utenza interessata a visualizzare i fascicoli digitali e a richiederne copia. Le copie, rilasciate su supporto digitale e non più su supporto cartaceo, hanno prodotto una riduzione dei costi delle risorse umane e materiali.

Questo progetto operativo è stato esteso alla trasmissione telematica degli atti al Tribunale del Riesame di Firenze con la stesura finale di un Protocollo tra Tribunale del Riesame di Firenze, Procura di Lucca e Procura di Livorno.
Quest'ultimo passaggio ha determinato non solo un evidente miglioramento dei processi di lavoro interni, ma anche un contenimento dei costi con la conseguente riduzione delle spese materiali (carta, autoveicoli, spese di viaggio,ecc.) e del personale (ausiliari non più impegnati in attività di fotocopiatura su supporto cartaceo, autista per la consegna degli atti cartacei alla sede giudiziaria di Firenze, ecc.). E proprio con riferimento alla riduzione dei costi ottenuti questo progetto è stato valutato positivamente dagli ispettori contabili della Ragioneria Generale dello Stato in sede di verifica ispettiva.

D. Dopo la fine formale del Cantiere, come è continuata l’attività di sviluppo dell’ufficio DIGIT e in generale il piano di digitalizzazione del fascicolo e telematizzazione dei flussi, anche con gli altri uffici giudiziari e le altre amministrazioni pubbliche?

R. In primo luogo si è stabilito, previo accordo con il Consiglio dell'Ordine degli Avvocati, l'invio per posta elettronica certificata (PEC) delle copie degli atti richieste: questo ulteriore passaggio ha consentito non solo di velocizzare i processi di comunicazione, ma anche di ridurre gli accessi del pubblico con effetti positivi  per il front office e per il back office.

Ma ancor di più, una volta terminato Best Practices, si è sviluppato il processo di digitalizzazione del fascicolo penale attraverso l'estensione del progetto ai fascicoli penali con decreto di citazione a giudizio nel rito monocratico. Nel corso del presente anno, dopo una fase preventiva di esame e studio anche a livello organizzativo, si è creato un ufficio Digit Dibattimento che ha provveduto alla scannerizzazione dei fascicoli, a partire da quelli che avevano la prima udienza fissata al settembre 2014. Anche in questo caso, sono state allestite specifiche postazioni per gli avvocati, prevedendo analoghe modalità operative per il rilascio di copie. L'ufficio è aperto al pubblico dal 7 luglio 2014.

I fascicoli scannerizzati saranno inoltre già "preparati" digitalmente con la suddivione tra fascicolo P.M. e fascicolo del dibattimento per l'eventuale e successivo invio alla cancelleria dibattimentale del Tribunale di Lucca, ufficio con il quale sono state già fatte riunioni finalizzate a fissare modalità e criteri per la attuazione e la condivisione del progetto.

Inoltre, i Magistrati dell'ufficio della Procura e i Vice procuratori onorari delegati alle udienze monocratiche avranno, in apposite postazioni, l'accesso al SIDIP e quindi la possibilità di studiare e visionare digitalmente il fascicolo penale, estraendo direttamente le copie (se necessarie).
Ciò comporterà un ulteriore miglioramento operativo per la segreteria del dibattimento di questo Ufficio che non dovrà più procedere alla fotocopiatura cartacea di un numero innumerevole di atti.

Infine,nel corso del 2014, sono stati sviluppati altri importanti progetti di innovazione tecnologica, realizzati solo in fase iniziale da DBP: in particolare il progetto Notizie di Reato (NdR) ed il Progetto delle Notifiche Penali Telematiche.
Il primo progetto presuppone l'utilizzo dei registri informatizzati tramite Sistema Informativo della Cognizione Penale (SICP), coinvolge le forze dell'Ordine e determina l'acquisizione immediata dei dati inseriti dagli operatori di Polizia Giudiziaria (PG) su apposito portale da parte del personale amministrativo della Procura, con una velocizzazione dei tempi di iscrizione delle Notizie di Reato.
Il secondo progetto attiene all'utilizzo del programma ministeriale Sistema Notifiche Telematiche (SNT) per la notifica al difensore tramite posta elettronica certificata e firma digitale che è attualmente utilizzato da tutte le segreterie dei magistrati e verrà esteso a settembre all'ufficio esecuzione ed all'ufficio dibattimento di questa Procura.
Per quanto riguarda invece il rapporto con le altre pubbliche amministrazioni è stato attuato un sistema di trasmissione attraverso PEC e firma digitale per le certificazioni richieste (certificati del casellario e carichi pendenti), grazie anche alla preventiva creazione, nell’ambito del Progetto Best Practices, di uno sportello unico per il rilascio all’utenza anche privata dei certificati del casellario, dei carichi pendenti, degli attestati ex art.335 c.cp.p. e delle legalizzazioni ed apostille.

D. Parliamo della saletta multimediale per la formazione che avete allestito: come siete riusciti ad averla e come è stata utilizzata nei progetti di Notizie di Reato Telematico?

R. Durante lo svolgimento del Progetto DBP e successivamente, tutto il personale si è dimostrato non solo collaborativo e disponibile, ma anche interessato attivamente al cambiamento, determinando così risultati positivi e la possibilità di ampliare ed attuare progetti innovativi.
In tal senso, la volontà di destinare una apposita aula per la formazione da parte della dirigenza è stata condivisa dal personale che ha potuto "partecipare" all'attuazione dei nuovi processi di lavoro, anche a seguito di un più facile e continuativo processo di apprendimento.

La sala formazione ha permesso di attivare presso la stessa Procura di Lucca, tra gli altri, anche i corsi preliminari ed indispensabili per il personale di PG coinvolto nel progetto NDR e la possibilità di numerosi corsi tenuti da funzionari più esperti per l'utilizzo del sistema delle notifiche penali telematiche sopra ricordato.

Ad oggi, grazie al supporto del Comune di Lucca e del Cisia, l’aula formazione della nostra Procura consta di sette postazioni informatiche: ci stiamo muovendo per predisporre ulteriori postazioni che serviranno a rendere effettivi gli altri progetti di digitalizzazione in essere.

D. Quali i principali obiettivi che intendete perseguire con la collaborazione avviata con la Facoltà di Economia dell’Università di Pisa?

R. Abbiamo stipulato l'anno scorso una Convenzione con la Facoltà di Economia e management dell'Università di Pisa per l'attuazione di tirocini formativi  aventi ad oggetto specifici progetti forniti dall'Amministrazione ospitante. Con l'ausilio degli stagisti nel corso di quest'anno sono stati:

 

• creati la Carta dei Servizi e il BRS per il 2014, che a breve verranno pubblicati sul sito web della Procura di Lucca. Questi documenti costituiscono non solo un aggiornamento dei dati forniti, ma prevedono anche gli obiettivi e gli "impegni" che il nostro Ufficio si propone di attuare rispetto agli stakeholders identificati;
• predisposti appositi questionari di gradimento dei servizi , con particolare riferimento a due settori di rilevante impatto sull'utenza, quali l'ufficio DIGIT ed il nuovo ufficio -Sportello unico per il rilascio delle certificazioni.

I prossimi stagisti provenienti dalla Facoltà di Economia e Management dell'Università di Pisa saranno coinvolti nell'analisi e nella programmazione dei processi organizzativi inerenti al settore delle spese di giustizia, nonché nell'aggiornamento degli strumenti di comunicazione (CdS e Guida ai Servizi e BRS), al fine di migliorare i processi di trasparenza e di accountability con i cittadini.

Per saperne di più

Vai alla scheda informativa del Cantiere su RisorsePerLaGiustizia.it

Consulta i progetti operativi della Procura di Lucca  

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